Processen optimaliseren in de makelaardij
Plan adviesgesprek
Veel makelaarskantoren werken iedere dag met wisselende systemen, meerdere communicatiestromen en een grote hoeveelheid terugkerende taken. Dat kost tijd en aandacht, terwijl die energie juist nodig is voor klanten.
Met procesoptimalisatie helpen wij kantoren om hun werkzaamheden overzichtelijker, eenvoudiger en constanter te maken. Zo ontstaat een werkdag die rustiger verloopt en beter aansluit op de groeiambities van het team.
Processen die organisch zijn ontstaan, zijn moeilijk te veranderen
In de dagelijkse praktijk ontstaan veel processen zonder dat iemand ze bewust heeft ingericht. Een taak wordt doorgegeven, een werkwijze wordt herhaald, en na verloop van tijd vormt zich een routine. Dit werkt zolang het rustig is, maar bij groei of drukte wordt snel zichtbaar waar stappen ontbreken of waar medewerkers onnodig tijd verliezen.
De stille optelsom van kleine taken
Het zoeken naar informatie, het dubbel uitvoeren van handelingen en het reageren op steeds terugkerende vragen kost samen meer tijd dan vooraf gedacht. Hierdoor ontstaat het gevoel dat het werk nooit af is en dat het lastig is om nieuwe initiatieven op te pakken.
Toenemende druk op het team
Wanneer de werkdruk stijgt, worden kleine procesfouten groter. Deadlines schuiven op, dossiers lopen door elkaar en er ontstaat minder ruimte voor klantcontact. Dit alles gebeurt zonder dat iemand precies kan aanwijzen waar het misgaat.
Wanneer processen helder en efficiënt zijn ingericht, ontstaat meer ruimte voor het echte werk van een makelaar.
We beginnen met het in kaart brengen van alle processen. Dat gaat van woninginvoer tot leadopvolging en van marketing tot overdracht. In deze fase brengen we problemen, vertragingen en dubbele werkzaamheden in beeld.
Vervolgens ontwerpen we een logische opbouw van het werk. We beschrijven de stappen, bepalen verantwoordelijkheden en structureren de workflow. Hierdoor ontstaat duidelijkheid en kan het team efficiënter werken.
Daarna automatiseren we waar dit waarde toevoegt. Denk aan automatische opvolgingen, systeemkoppelingen, signaleringen of documenten die zichzelf vullen met gegevens uit het CRM. Alles wordt ingezet om repetitief werk te verminderen en fouten te beperken.
We begeleiden de invoering binnen het team. Medewerkers krijgen uitleg, hulpmiddelen en ondersteuning, zodat het nieuwe proces direct goed werkt.
Na de implementatie blijven we meekijken. Processen kunnen altijd verder worden aangescherpt. Door te evalueren en te meten, zorgen we dat de structuur goed blijft aansluiten op de praktijk.
Verbeteren in plaats van volledig veranderen
Procesoptimalisatie gaat bij ons niet om het omgooien van werkwijzen. Het richt zich op het verbeteren van dagelijkse taken door ze logischer te maken en door onderdelen te automatiseren die telkens terugkomen. Zo blijft het proces herkenbaar, maar veel efficiënter.
Structuur die rust en duidelijkheid geeft
Door processen helder neer te zetten, ontstaat er minder ruis en meer voorspelbaarheid. Medewerkers weten welke stappen horen bij een taak en hoe deze samenhangt met andere onderdelen van het kantoor. Dit bevordert samenwerking en vermindert fouten.
Automatisering als ondersteuning, niet als doel
Automatisering gebruiken we om repetitief werk te verminderen en informatie sneller beschikbaar te maken. Denk aan systeemkoppelingen, automatische opvolgingen of documenten die zichzelf vullen met gegevens. De techniek ondersteunt hierbij de workflow, zodat het team zich kan richten op waardevol werk.
Dagelijkse routines kosten meer tijd dan gedacht, zeker wanneer processen verdeeld zijn over meerdere systemen. Dit zorgt voor onduidelijkheid en vertraagt het werk.
Meer woningen en meer communicatie betekenen ook meer administratieve stappen. Zonder goede processen blijft alles op dezelfde schouders terechtkomen.
Het tempo in een makelaarskantoor ligt hoog. Daardoor blijven procesverbeteringen vaak liggen, terwijl ze juist veel rust en verlichting kunnen brengen.
Wanneer processen helder en efficiënt zijn ingericht, ontstaat meer ruimte voor het echte werk van een makelaar. Teams ervaren minder ruis, hebben sneller inzicht in dossiers en kunnen taken zonder twijfel overdragen. Het werk verloopt voorspelbaarder en de kans op fouten neemt af. Dit geeft rust in drukke periodes en maakt groei beter beheersbaar.
Eztat werkt sinds kort voor ons en na de nieuwe website lancering zien we al direct resultaat. Meer ingevulde leads en ook op Google een duidelijke groei qua bezoekers en ranking. Heel erg blij met Jilles die snel en adequaat zaken oppakt en regelt.
Zeer goede ervaring met eztat. Snelle en duidelijke communicatie, denken goed met ons mee, kennis van zaken.
Wij werken al een aantal jaren met eztat naar volle tevredenheid. De mensen zijn zeer betrokken en komen geregeld met nieuwe ideeen voor onze website en socials. Zeker een aanrader!!
De dienstverlening van eztat is erg fijn tijdens de drukke periodes in de makelaardij. Wij hoeven zelf niet te denken aan onze website, content voor social media en campagnes. Als ik bepaalde wensen doorgeef, wordt dit vrijwel gelijk uitgevoerd. Ik kan mijn eigen ideeën bij ze kwijt, maar eztat komt ook met eigen initiatieven. Dit zorgt voor een prettige samenwerking. Al met al, ben ik erg tevreden over eztat.
Eztat heeft voor ons een hele gave website gemaakt welke naar volle tevredenheid is neer gezet. Een goeie website is het visitekaartje voor een makelaar. Dat weten ze bij eztat maar al te goed. We zijn zeer tevreden over hun dienstverlening en gaan daarom nog meer diensten bij hun onderbrengen. Wij raden ze van harte aan!
Wij zijn erg blij met de dienstverlening van eztat. Ze nemen ons veel werk uit handen. Eerste contact met Robbie, daarna is Antsje onze contactpersoon geworden. Fijn om een vast contactpersoon te hebben, ook met verstand van zaken. Dat is ook het grote voordeel van eztat; ze hebben verstand van marketing en ook van onze dienstverlening. Vaak is het één van beiden. Dit is voor ons ideaal! Daarbij zijn ze ook proactief, ze komen ook zelf met initiatieven en/of aanbevelingen.
Ontdek welke processen binnen jouw kantoor direct verbeterd kunnen worden.
©2025 eztat | Versterkt je marktpositie
